Als ich Timeboxing im Rahmen meiner Design Thinking Ausbildung kennengelernt habe, hat es mich zunächst ein wenig gestresst – aber so ist es ja mit vielen Dingen, die das gewohnte Handeln in Frage stellen. Im Fall von Timeboxing war das Gewohnte, solange an einem Thema zu arbeiten, bis ich eine Lösung gefunden habe oder andere dringende Dinge mich zum Aufhören zwingen.
Beim Timeboxing gibt man sich ein knappes Zeitfenster, z.B. 20 Minuten, für eine Aufgabe und nutzt einen sichtbaren Timer, um in der geplanten Zeit fokussiert und ohne Ablenkung am Thema zu arbeiten. Wichtig ist dabei die Aufgabe mit Hilfe einer konkreten Fragestellung soweit einzugrenzen, dass die Bearbeitung im Zeitfenster realistisch machbar wird. Statt stundenlang an einem LinkedIn Beitrag zu feilen, nehme ich mir 20 Minuten, um einen ersten Draft zu schreiben, zu dem ich mir dann kurz Feedback einhole, bevor ich mich noch einmal 20 Minuten dransetze, um den Beitrag fertig zu stellen.
Timeboxing hilft immer dann, wenn es eigentlich zu viele Themen für einen Tag gibt und viele dieser Themen schwer eingrenzbar sind bzw. dazu führen, dass man sich in ihnen verliert. Die positive Wirkung von Timeboxing ist unter anderem:
1. Timeboxing hilft bewusst zu entscheiden, wie viel Zeit Du für eine Aufgabe verwenden willst. Einflussgrößen für diese Entscheidung sind:
- Welchen Nutzen hat die Aufgabe für wen bzw. was hast Du mit Deinem Kunden oder Chef vereinbart?
- Wie lange brauchst Du, um Dich in die Aufgabe hineinzudenken (Stichwort Kontextswitch), d.h. was ist das minimale Zeitfenster, das Du brauchst, um in diesem Thema weiterzukommen?
- Wie viele andere Themen stehen heute an, d.h. was ist die maximale Zeit, die Du heute für das Thema verwenden kannst und was ist eine sinnvolle Fragestellung für diesen Zeitrahmen?
2. Mit Timeboxing verliert man sich weniger in seinen eigenen Gedankengängen, und verpasst nicht den Zeitpunkt, andere Perspektiven mit einzubeziehen. Gute Fragen am Ende der Zeitbox sind:
- Komme ich in dem Thema ohne weiteren Input noch weiter oder wen bitte ich um Feedback oder Unterstützung?
- Lohnt es sich und habe ich die zeitliche Möglichkeit, das Zeitfenster zu verlängern, um das bisher Erarbeitete zu einen guten Ergebnis abzurunden?
- Wessen Perspektive hilft das Ergebnis weiter anzureichern?
3. Es schult das Auge dafür, wie viel Zeit man für welche Tätigkeit braucht und reduziert gleichzeitig den Stresspegel durch die Erkenntnis „Ich kann viel in wenig Zeit erreichen“. Ihr werdet überrascht sein, dass das was Ihr für den ersten Wurf haltet, aus Sicht anderer schon nahezu perfekt ist.
4. Timeboxing reduziert zusätzlich die Hürde Aufgaben anzugehen, die schwerfallen. Denn man weiß, dass man nach der vorgegebenen Zeit wieder damit aufhören darf;-). Dieser Effekt ist gut erklärt im Video „Shrink the Change“
Je öfter ich Aufgaben mit festen Zeitfenstern versehen und für dieses Zeitfenster eine realistisch beantwortbare Fragestellung definiert habe, desto mehr habe ich es lieben gelernt. Denn es lässt mich fokussierter arbeiten und hilft mir Mehr in weniger Zeit zu schaffen – so starte ich mit einem guten Gefühl in den Tag, auch wenn ich viel zu erledigen habe.